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La lista
Il patrimonio documentario dell'Istituto è qui rappresentato attraverso la lista di tutti i complessi archivistici che esso conserva, descritti, in base alle regole condivise dalla comunità scientifica, a partire dal livello più generale (l'archivio) e fino alle sue eventuali articolazioni (le serie e le sottoserie) via via identificate.
Pertanto non vi compaiono soltanto gli archivi ordinati e inventariati e quindi accessibili, ma anche quelli che, non essendo pervenuti ordinati o non essendo stati oggetto di un adeguato intervento di descrizione, non sono ancora consultabili. Di questi ultimi, nella convinzione che anche la consapevolezza delle mancanze possa dare un contributo alla ricerca, si fornisce la sola scheda descrittiva di livello più generale. In ogni caso, di tutti gli archivi conservati si sono forniti all'utente i dati che è stato possibile rilevare allo scopo di porlo nelle migliori condizioni per valutarne la pertinenza e quindi la funzionalità ai propri obiettivi. Una particolare attenzione è dedicata ai seguenti elementi: titolo o denominazione, estremi cronologici della documentazione, informazioni sul contenuto e sugli strumenti di consultazione disponibili, consistenza.

Archivi e soggetti produttori
In conformità con le suddette regole, la descrizione degli archivi è da tempo distinta da quella dei soggetti (enti, famiglie, persone) che li hanno prodotti, allo scopo di istituire fra gli uni e gli altri le opportune correlazioni e di rendere facilmente comprensibili i reciproci legami.

Il progetto "Anagrafe degli archivi italiani"
La lista è chiamata "Anagrafe", dal nome del progetto nazionale - "Anagrafe degli archivi italiani" - da cui trae origine, realizzato, relativamente all'Archivio di Stato di Napoli, nella seconda metà degli anni Novanta del secolo scorso da un consistente gruppo di archivisti. Essa costituisce il prezioso e sempre perfettibile e aggiornabile risultato del processo di rilevazione e di elaborazione di informazioni sugli archivi che da anni conduce l'Istituto, inteso a costituire, attraverso dati prodotti e presentati con criteri definiti, il punto di partenza delle ricerche degli utenti.

Gli strumenti di consultazione
Gli strumenti di consultazione disponibili associati agli archivi indicati nella lista e ai quali la descrizione di questi rinvia, sia che si tratti di chiavi di ricerca tradizionali o cartacei o di banche dati digitali, consentono di acquisire informazioni riguardanti i livelli di descrizione più elementari (in genere, unità archivistiche o fascicoli) necessarie per la consultazione dei documenti.