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Appendice I
livello di descrizione
series
titolo e estremi cronologici
Appendice I
soggetto produttore
ambiti e contenuto
Negli anni '90 fu avviato nell'archivio di Stato di Napoli un lavoro di schedatura analitica delle Appendici I e II dell'archivio del Ministero dell'Interno.
Il lavoro, ripreso nel corso del 2004 da tre tirocinanti (Giuseppe De Michele, Valentina Mase, Erika Vettone), sotto la direzione scientifica del funzionario incaricato, dott.ssa Anna Portente, è svolto dal luglio 2005 in collaborazione con l'Istituto Italiano per gli Studi Filosofici.
Lo scopo ultimo del lavoro è la realizzazione di una banca dati che ricostruisca virtualmente l'intero fondo del Ministero dell'interno, che consta di 13000 unità: I, II, III inventario, I e II appendice. Attualmente abbiamo già disponibile l'inventario analitico della I appendice, I inventario serie Agricoltura, Industria e Commercio, mentre la II appendice e la serie Istruzione pubblica del I inventario sono in fase di ultimazione.
Il progetto ha portato non solo alla creazione di un inventario analitico cartaceo in sostituzione di uno sommario attualmente disponibile, ma anche alla creazione di una banca dati, che permette una ricostruzione virtuale di divisioni e dipartimenti, tramite le segnature riportate sui documenti, e di serie archivistiche, tramite la costruzione di liste e specifiche di autorità (costruite in base alle competenze stabilite per legge), di cui più avanti si dà una particolareggiata descrizione.
Tale procedimento è stato dettato dall'esigenza di approntare un inventario sistematico senza spostare la documentazione, che da secoli è conservata nei fasci attuali, pertanto così nota e citata, ma anche un inventario virtuale, che ricostruisca divisioni del periodo francese e ripartimenti del periodo della Restaurazione, ed infine serie tematiche che possano rendere più agevole la ricerca dell'utente.
Per il riordinamento del fondo, la disponibilità di una schedatura cartacea eseguita precedentemente, come ricordato sopra, ha permesso agli operatori di iniziare da una fase successiva dando loro la possibilità di procedere, dopo una preliminare visione delle schede, alla creazione del database e all'inserimento dei dati. La ricognizione tuttavia, attraverso segnalazioni appuntate sulle stesse schede, ha evidenziato lacune nella schedatura cartacea; l'elencazione dei fascicoli da controllare, per lacune o inesattezze riscontrate, e dei fasci da schedare, perché parzialmente o interamente non schedati, è venuta a integrare la fase preliminare di raccolta e controllo delle schede cartacee. Questa fase preliminare ha condotto alla redazione di un foglio di lavoro da cui emergesse la precisa consistenza del fondo, i livelli di schedatura e i diversi interventi da operare, alcuni dei quali da eseguirsi nei locali dell'archivio, in cui si conservano i fasci, per ridurre i tempi di lavoro.
Il lavoro di riordinamento secondo il metodo storico riprende la divisione in sei dipartimenti con rispettivi carichi: segretariato, archivio, biblioteca; amministrazione civile e lavori pubblici; istruzione pubblica, scienze e belle arti; stabilimenti di beneficenza, salute pubblica e prigioni; commercio, agricoltura, arti e manifatture; contabilità.
La redazione di una lista di autorità (cioè di un elenco di voci di classificazione) con rispettive specifiche di autorità (come a dire sezioni) è stata condotta sulla base di mezzi di corredo già esistenti, quali l'Almanacco reale francese, recante direttive emanate per l'articolazione in cinque divisioni, più una riguardante la contabilità, e rispettive materie da trattarsi nell'amministrazione dello Stato dagli uffici centrali e periferici, e un preesistente inventario sommario della documentazione riguardante il periodo della seconda Restaurazione borbonica, da cui risulta una suddivisione dell'organizzazione ministeriale in cinque dipartimenti, più uno inerente la contabilità, e tredici carichi. La ricostruzione virtuale delle serie archivistiche, attraverso l'attribuzione a liste e specifiche d'autorità ha permesso la conservazione dell'antica numerazione di corda dei fasci, delle segnature originarie e della sistemazione fisica attuale delle carte; adottando poi, per la schedatura della documentazione risultata inventariata in maniera sommaria, una numerazione progressiva, nella fascicolazione dei documenti, che segue quella preesistente, è stato evitato lo smembramento del fondo precostituito, che è rimasto inalterato nell'indicazione quantitativa numerica.
La creazione di un database in cui inserire i dati ricavati dalle schede cartacee ha costituito la fase del lavoro più delicata. È stato necessario, infatti, pensare a un database che fosse in grado di accogliere il maggior numero di informazioni possibili attenendosi alla normativa sugli standard archivistici (ISAD). Nella prima versione della maschera creata non sono stati riportati alcuni campi che, presentatasi la necessità di inserimento di dati importanti o di maggiore esplicazione di quelli già forniti, sono stati aggiunti alla versione definitiva.
La sostituzione di vocabolari numerici con vocabolari testuali e l'applicazione di menù a tendina a vocabolario controllato, dettate da una necessità operativa, hanno articolato ulteriormente la maschera al fine di fornire all'utente, che si trova a dover esplorare la banca dati, uno strumento di ricerca anche tematica, attraverso un sistema informativo archivistico automatizzato efficace e efficiente, capace di fornire chiavi d'accesso a un pubblico generico, anche non dotato di competenze informatiche. La maschera finale comprende i seguenti campi: appendice, fascio, subpartizione fascio, fascicolo iniziale, fascicolo finale, oggetto fascicolo, sottofascicolo, oggetto sottofascicolo, estremi cronologici, segnatura decennio, segnatura restaurazione, segnalazioni, lista di autorità, specifica di autorità. In questi ultimi due campi, con vocabolario controllato da menù a tendina per evitare errori di battitura che possano inficiare la ricerca dell'utente, vengono riportati i nomi degli uffici, virtualmente i dipartimenti o le divisioni, che trattavano le diverse materie (Affari generali, Affari militari, Affari vari, Agricoltura, Amministrazione civile, Archivi, Arti e manifatture, Beneficenza, Biblioteche, Commercio, Contabilità, Istruzione pubblica, Lavori pubblici, Prigioni, Salute pubblica, Scienze e belle arti, Segretariato, Stampa, Teatri) e delle loro articolazioni, virtualmente i carichi, le sezioni, i burò per il disbrigo delle pratiche.
Ultimato l'inserimento dei dati dell'Appendice I, la fase finale del lavoro, quella inerente la revisione, ha impegnato coordinatrice e gruppo nella normalizzazione di alcuni nomi di enti o istituzioni, ma non solo, inseriti nella banca dati secondo criteri diversi, adottati non tanto per mancanza di coordinamento quanto piuttosto per una eccessiva fedeltà nella trascrizione dal documento di questi nomi, riportati spesso in maniera diversa all'interno di uno stesso documento, su scheda cartacea. Questo intervento è rispondente non solo a questioni di forma, ma anche a esigenze di carattere pratico ai fini del servizio offerto all'utenza: una lettura normalizzata dei nomi delle istituzioni, degli enti, degli uffici e persone, tende a rendere più agevole la ricerca nella banca dati. A tal fine è stato anche evitato il ricorso ad abbreviazioni che avrebbero potuto rallentare o inficiare la ricerca stessa.
L'Appendice I comprende 325 fasci per un totale di 3436 records contenuti nella banca dati.
Il lavoro, ripreso nel corso del 2004 da tre tirocinanti (Giuseppe De Michele, Valentina Mase, Erika Vettone), sotto la direzione scientifica del funzionario incaricato, dott.ssa Anna Portente, è svolto dal luglio 2005 in collaborazione con l'Istituto Italiano per gli Studi Filosofici.
Lo scopo ultimo del lavoro è la realizzazione di una banca dati che ricostruisca virtualmente l'intero fondo del Ministero dell'interno, che consta di 13000 unità: I, II, III inventario, I e II appendice. Attualmente abbiamo già disponibile l'inventario analitico della I appendice, I inventario serie Agricoltura, Industria e Commercio, mentre la II appendice e la serie Istruzione pubblica del I inventario sono in fase di ultimazione.
Il progetto ha portato non solo alla creazione di un inventario analitico cartaceo in sostituzione di uno sommario attualmente disponibile, ma anche alla creazione di una banca dati, che permette una ricostruzione virtuale di divisioni e dipartimenti, tramite le segnature riportate sui documenti, e di serie archivistiche, tramite la costruzione di liste e specifiche di autorità (costruite in base alle competenze stabilite per legge), di cui più avanti si dà una particolareggiata descrizione.
Tale procedimento è stato dettato dall'esigenza di approntare un inventario sistematico senza spostare la documentazione, che da secoli è conservata nei fasci attuali, pertanto così nota e citata, ma anche un inventario virtuale, che ricostruisca divisioni del periodo francese e ripartimenti del periodo della Restaurazione, ed infine serie tematiche che possano rendere più agevole la ricerca dell'utente.
Per il riordinamento del fondo, la disponibilità di una schedatura cartacea eseguita precedentemente, come ricordato sopra, ha permesso agli operatori di iniziare da una fase successiva dando loro la possibilità di procedere, dopo una preliminare visione delle schede, alla creazione del database e all'inserimento dei dati. La ricognizione tuttavia, attraverso segnalazioni appuntate sulle stesse schede, ha evidenziato lacune nella schedatura cartacea; l'elencazione dei fascicoli da controllare, per lacune o inesattezze riscontrate, e dei fasci da schedare, perché parzialmente o interamente non schedati, è venuta a integrare la fase preliminare di raccolta e controllo delle schede cartacee. Questa fase preliminare ha condotto alla redazione di un foglio di lavoro da cui emergesse la precisa consistenza del fondo, i livelli di schedatura e i diversi interventi da operare, alcuni dei quali da eseguirsi nei locali dell'archivio, in cui si conservano i fasci, per ridurre i tempi di lavoro.
Il lavoro di riordinamento secondo il metodo storico riprende la divisione in sei dipartimenti con rispettivi carichi: segretariato, archivio, biblioteca; amministrazione civile e lavori pubblici; istruzione pubblica, scienze e belle arti; stabilimenti di beneficenza, salute pubblica e prigioni; commercio, agricoltura, arti e manifatture; contabilità.
La redazione di una lista di autorità (cioè di un elenco di voci di classificazione) con rispettive specifiche di autorità (come a dire sezioni) è stata condotta sulla base di mezzi di corredo già esistenti, quali l'Almanacco reale francese, recante direttive emanate per l'articolazione in cinque divisioni, più una riguardante la contabilità, e rispettive materie da trattarsi nell'amministrazione dello Stato dagli uffici centrali e periferici, e un preesistente inventario sommario della documentazione riguardante il periodo della seconda Restaurazione borbonica, da cui risulta una suddivisione dell'organizzazione ministeriale in cinque dipartimenti, più uno inerente la contabilità, e tredici carichi. La ricostruzione virtuale delle serie archivistiche, attraverso l'attribuzione a liste e specifiche d'autorità ha permesso la conservazione dell'antica numerazione di corda dei fasci, delle segnature originarie e della sistemazione fisica attuale delle carte; adottando poi, per la schedatura della documentazione risultata inventariata in maniera sommaria, una numerazione progressiva, nella fascicolazione dei documenti, che segue quella preesistente, è stato evitato lo smembramento del fondo precostituito, che è rimasto inalterato nell'indicazione quantitativa numerica.
La creazione di un database in cui inserire i dati ricavati dalle schede cartacee ha costituito la fase del lavoro più delicata. È stato necessario, infatti, pensare a un database che fosse in grado di accogliere il maggior numero di informazioni possibili attenendosi alla normativa sugli standard archivistici (ISAD). Nella prima versione della maschera creata non sono stati riportati alcuni campi che, presentatasi la necessità di inserimento di dati importanti o di maggiore esplicazione di quelli già forniti, sono stati aggiunti alla versione definitiva.
La sostituzione di vocabolari numerici con vocabolari testuali e l'applicazione di menù a tendina a vocabolario controllato, dettate da una necessità operativa, hanno articolato ulteriormente la maschera al fine di fornire all'utente, che si trova a dover esplorare la banca dati, uno strumento di ricerca anche tematica, attraverso un sistema informativo archivistico automatizzato efficace e efficiente, capace di fornire chiavi d'accesso a un pubblico generico, anche non dotato di competenze informatiche. La maschera finale comprende i seguenti campi: appendice, fascio, subpartizione fascio, fascicolo iniziale, fascicolo finale, oggetto fascicolo, sottofascicolo, oggetto sottofascicolo, estremi cronologici, segnatura decennio, segnatura restaurazione, segnalazioni, lista di autorità, specifica di autorità. In questi ultimi due campi, con vocabolario controllato da menù a tendina per evitare errori di battitura che possano inficiare la ricerca dell'utente, vengono riportati i nomi degli uffici, virtualmente i dipartimenti o le divisioni, che trattavano le diverse materie (Affari generali, Affari militari, Affari vari, Agricoltura, Amministrazione civile, Archivi, Arti e manifatture, Beneficenza, Biblioteche, Commercio, Contabilità, Istruzione pubblica, Lavori pubblici, Prigioni, Salute pubblica, Scienze e belle arti, Segretariato, Stampa, Teatri) e delle loro articolazioni, virtualmente i carichi, le sezioni, i burò per il disbrigo delle pratiche.
Ultimato l'inserimento dei dati dell'Appendice I, la fase finale del lavoro, quella inerente la revisione, ha impegnato coordinatrice e gruppo nella normalizzazione di alcuni nomi di enti o istituzioni, ma non solo, inseriti nella banca dati secondo criteri diversi, adottati non tanto per mancanza di coordinamento quanto piuttosto per una eccessiva fedeltà nella trascrizione dal documento di questi nomi, riportati spesso in maniera diversa all'interno di uno stesso documento, su scheda cartacea. Questo intervento è rispondente non solo a questioni di forma, ma anche a esigenze di carattere pratico ai fini del servizio offerto all'utenza: una lettura normalizzata dei nomi delle istituzioni, degli enti, degli uffici e persone, tende a rendere più agevole la ricerca nella banca dati. A tal fine è stato anche evitato il ricorso ad abbreviazioni che avrebbero potuto rallentare o inficiare la ricerca stessa.
L'Appendice I comprende 325 fasci per un totale di 3436 records contenuti nella banca dati.
strumenti di ricerca presenti in Sala di Studio
inv. 259.
informazioni redazionali
Inventario analitico a cura di: Giuseppe De Michele (fss. 1-108); Valentina Mase (fss. 109-217); Erika Vettone (fss. 218-325).
Direzione scientifica dott.ssa Anna Portente.
Responsabile della pubblicazione sul web dott.ssa Silvana Musella
Direzione scientifica dott.ssa Anna Portente.
Responsabile della pubblicazione sul web dott.ssa Silvana Musella