Introduzione archivistica
Dopo i 945 fasci relativi agli anni 1870-18891 versati nel 1903, quest´Istituto ha dovuto aspettare 80 anni prima di un nuovo versamento.
Nel 1982 furono infatti versati in maniera caotica, senza verbale di versamento, documentazione disordinata per un totale di 830 fasci, relativa, orientativamente, agli anni 1915-1945.
Trovandosi di fronte ad atti non solo senza ordine ma privi anche di qualunque strumento di corredo coevo (titolario, protocolli, pandette), e non potendosi assimilare la classificazione usata a Napoli a quella in uso in altre Prefetture, perché il titolario unico del 1940 non fu applicato a causa della guerra, l´ordinamento fu lungo e difficile.
Bisognava dunque ricostruire il titolario attraverso lo studio e la schedatura della documentazione2
.Negli anni ´90, attraverso il paziente lavoro svolto in commissione di sorveglianza sull´archivio della Prefettura, si riusciva finalmente ad entrare nel "locale del Cerriglio"3, adibito ad archivio di deposito della documentazione della Prefettura di Napoli.
Ci si rendeva immediatamente conto che il versamento effettuato nel 1982 era stato parziale. Molta documentazione relativa agli stessi anni ed alle stesse categorie di quella già versata in Archivio, giaceva ancora in maniera disordinata e caotica nel Cerriglio; inoltre nello stesso era ancora conservata in condizioni assolutamente inadeguate la documentazione della serie Gabinetto relativa agli anni 1946-1958 e parte degli atti della Prefettura divisionale.
Si procedette pertanto al recupero ed al versamento degli atti della serie Gabinetto relativi agli anni fino al 1945, che andava a riempire le lacune della documentazione ormai già all´Archivio di Stato di Napoli e al versamento degli atti relativi al 1946-1958 che per fortuna si presentava più in ordine e quindi più facilmente identificabile anche se su una scaffalatura lignea fatiscente.
Si arrivava quindi al nuovo versamento nel 1998.
Fu subito chiaro che si doveva rimettere mano all´ordinamento già effettuato sulla documentazione versata negli anni ´80, per poter permettere l´inserimento dei fascicoli ritrovati che andavano a colmare molte lacune della documentazione già precedentemente ordinata e schedata analiticamente.
Alla fine di tutto il lavoro si arrivava ad un totale di 1297 fasci, rispetto agli 830 iniziali, per la documentazione fino al 1945 ed a 2492 fasci per quella degli anni 1946-1958.
I versamento anni 1870-1889, fasci 1-945
II versamento anni 1915-1945, fasci 1-1297
III versamento anni 1946-1958, fasci 1-2492.
Il I versamento presenta due sistemi diversi di classificazione. Fino al 1886 la documentazione è organizzata con un titolario che prevede da 16 a 25 categorie, mentre dal 1887 si inizia la classificazione degli atti in 6 categorie a loro volta sottoarticolate, così come sostanzialmente troviamo sia per il II che per il III versamento4.
Il II ed il III versamento presentano due sistemi di ordinamento leggermente diversi fra loro, ma sostanzialmente entrambi legati alla segnatura originaria del fascicolo, che porta la classifica, la sottoclassifica e il numero di fascicolo, in più l´anno di apertura dell´incartamento ed a volte l´anno di apertura e chiusura dello stesso, ad esempio V.5.205/1937, oppure V.5.306/1932-1933.
Quando si iniziò a lavorare al riordinamento degli atti fino al 1945, poiché ci si trovava di fronte a documentazione in disordine si procedette a sistemare gli atti ricostruendo la classifica e la sottoclassifica seguendola per i diversi trienni5.
Ad esempio la classifica I.1 in ordine di fascicolo per ciascun triennio (1915-1918, 1919-1924, 1925-1928, 1929-1932. 1932-1936, 1937-1945).
L´archivio di Gabinetto degli anni 1946-1958 (III versamento) è stato trasportato in quest´Istituto rispettando l´ordine6che aveva nel locale di deposito del Cerriglio, e questo è l´ordine che ritroviamo nell´inventariazione.
Pertanto la documentazione si presenta in questo modo, tutte le classifiche e sottoclassifiche in ordine di fascicolo per ogni triennio.
Ad esempio : categorie I, II, III, IV, V, VI per il triennio 1915-1918; categorie I, II, III, IV, V, VI per il triennio 1919-1924 e così di seguito.
Si è inoltre scelto un diverso tipo di schedatura per il II e III versamento.
Per la documentazione degli atti fino al 1945 si è scelta la schedatura analitica a fascicolo, perché in quel momento era necessario ricostruire il titolario che non era stato ritrovato fra gli atti. Per la documentazione fino al 1958, essendo ormai già ricostruito il titolario usato, si è scelta invece la schedatura analitica a fascio.
Si è comunque sia per il II che per III versamento cercato di rispettare il fascio così come si presentava, a meno che ciò non ostasse con l´ordinamento.
Laddove poi il fascicolo non riportava vicino alla classifica l´anno di apertura dello stesso, si è tenuto conto degli estremi cronologici7dello stesso, prendendo come dato, per l´acquisizione al triennio, l´anno di chiusura della pratica.
Laddove poi non è proprio presente la segnatura originaria, si è cercato di ricostruirla in base alle nozioni acquisite durante la schedatura.
Gli autori
La stessa ha continuato ad occuparsi e ad avere la cura dell´intero progetto d´inventariazione, sia quello del II versamento che del III.
La schedatura e la digitazione per gli atti fino al 1945 è stata fatta da più persone: Francesco Scognamiglio, Michela Guardascione ed Antonella Sannino. Tutti i dati venuti fuori dal lavoro effettuato sugli atti del II versamento sono poi stati controllati e normalizzati nella banca dati informatica dalla dott.ssa Antonella Sannino, che risulta quindi essere la responsabile dell´inventario della documentazione del II versamento.
L´ordinamento, la schedatura e la digitazione dei dati degli atti del III versamento è stato curato dalla dott.ssa Giuliana Buonaurio, che risulta quindi responsabile dell´inventario degli atti del III versamento.
Il programma informatico ed i dati della scheda informatica
Il primo programma informatico usato è stato
quello in uso per la rilevazione dei dati per il progetto ministeriale
Anagrafe degli archivi: Quest.
Da questo programma i dati sono stati poi riversati in un nuovo e più
duttile software Highway che è stato più volte rimaneggiato per adattarlo
agli infiniti problemi archivistici posti dalla documentazione8.
La scheda informatica usata prevede più campi:
- Segnatura archivistica
- Oggetto
- Estremi cronologici
- Descrizione sottounità
- Descrizione degli allegati
- Provenienza
La segnatura è stata fondamentale per l´ordinamento. Si è già detto della
necessità di riportare gli estremi cronologici, perché non corrispondenti
alla data riportata nella segnatura. La descrizione delle sottounità invece
é indispensabile perché spesso i fascicoli con la stessa segnatura hanno
poi al loro interno un fascicolo generale ed altri incartamenti, in numero
spesso cospicuo e con un ulteriore numerazione fra parentesi o semplicemente
una dicitura "al fascicolo"; questi incartamenti portano spesso un oggetto
che è attinente ovviamente al fascicolo generale però spesso molto più
particolareggiato e quindi è stato necessario riportarlo. La provenienza,
Alto Commissariato per la provincia di Napoli, è stata sempre segnata
per indicare tutti i fascicoli che riportano questa indicazione sul frontespizio
e ricostruire eventualmente l´archivio proprio del Commissariato.
Il programma usato prevede la possibilità di richiamare la scheda informatica
con tutti i dati immessi o di far ricerche per anni, per fasci, per segnatura
originaria e per denominazione in qualsivoglia campo della scheda essa
si trovi.
Il risultato
Tutto il lavoro di ordinamento, schedatura,
digitazione e normalizzazione ha dato come risultato:
- L´inventario sommario del II versamento
- L´inventario sommario del III versamento
- Una banca dati analitica per fascicolo del II versamento e per fascio del III versamento.
(A.P.)